Multitasking ist das Motto von heute – besonders in der Arbeitswelt.
Was ist Multitasking? In der Computerei bedeutet es: Mehrprozessor-Betrieb, Mehrprogramm-Betrieb.
Menschliches Multitasking wird übersetzt mit: „Mehrere Tätigkeiten zur gleichen Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten durchführen.“
Das sieht dann etwa so aus:
- Du arbeitest bereits an zwei Projekten gleichzeitig, während der Chef dich schon mit neuen Aufgaben eindeckt.
- Du telefonierst, während du neue E-Mails liest.
- Du versuchst, pünktlich Feierabend zu machen – um auf dem Weg nach Hause noch was für das Abendessen zu kaufen – während dein Handy dich bereits auf neue Sofort-Nachrichten und E-Mails aufmerksam macht. Oder ein Mitarbeiter, der noch kurz was von dir will.
Dank modernster Technik werden wir mehr und mehr mit Informationen bombardiert. Unsere Zeit wird mehr und mehr in Anspruch genommen. Das führt schließlich zu mehr und mehr Stress.
Deshalb ist GTD ( Getting Things Done) so populär. Es ist eine von David Allen entwickelte Methode zum Selbstmanagement. Ein System für schnelle Entscheidungen, soll Ordnung in das Chaos deiner Aufgaben bringen.
Aber trotz GTD, sind wir von der Fülle der Aufgaben oft überfordert – das System bricht auseinander.
Im Internet gibt es reichlich Artikel darüber, wie man effektiv Multitasking betreibt.
Dieser Artikel beschreibt jedoch, wie du Multitasking vermeidest; wie du so einfach wie möglich arbeitest und trotzdem effektiv bist.
Warum du Multitasking vermeiden solltest
1. Multitasking ist weniger effizient. Dein Gehirn muss ständig Schalter umlegen und zwischen den Aufgaben hin und her schalten. Das kostet Konzentration und Zeit.
2. Multitasking ist komplizierter und führt zu mehr Stress und Fehler.
3. Multitasking kann »verrückt« machen. Und gerade in der ohnehin schon chaotischen Welt brauchen wir mehr Vernunft und Gelassenheit.
Tipps, um Multitasking zu vermeiden
1. Schreibe To-Do-Listen für alle Bereiche: Arbeit, Computer, Anrufe, Besorgungen, Hausarbeit, Warteliste, …
2. Besorge dir ein kleines Notizbuch, für schnelle Notizen zwischendurch.
3. Trenne normale Briefpost von E-Mails. Benutze zwei Eingangsordner: einen für Briefpost und einen für die digitale Post.
4. Plane den Tag in Blöcken, mit jeweils offenen Blöcken darin, falls dringende Aufgaben kommen. Abhängig von deiner Arbeit kannst du es mit Blöcken von 30 oder 60 Minuten versuchen. Oder 40 Minuten Blöcke mit jeweils 20 Minuten offener Block dazwischen, für verschiedene Aufgaben.
5. Arbeite morgens zuerst an deiner wichtigsten Aufgabe. Fange nichts anderes an, bevor diese Aufgabe nicht erledigt ist. Danach gönne dir eine kurze Pause und gehe dann an die nächste wichtige Aufgabe. Wenn du morgens schon 2 oder 3 der wichtigsten Aufgaben erledigst, ist der Rest des Tages recht entspannt.
6. Halte Ablenkung fern. Wenn du an einer Aufgabe arbeitest und dir einen Block von 40 Minuten gibst, schalte alle Ablenkungen aus: Schließe dein E-Mail-Programm, Internet-Browser. Schalte dein Handy aus oder lautlos. Wenn möglich, nimm keine Telefonate an. Konzentriere dich voll auf deine aktuelle Aufgabe und versuche sie zu erledigen, ohne an die anderen Aufgaben zu denken.
7. Wenn du den Drang verspürst, schnell mal E-Mails abzurufen oder an einer anderen Aufgabe zu arbeiten: Bremse dich. Halte inne. Atme ruhig und tief. Konzentriere dich für ein paar Atemzüge auf die Atmung. Anschließend arbeite an deiner aktuellen Aufgabe weiter.
8. Falls andere Aufgaben hereinkommen, während du beschäftigt bist: Lege sie in die Eingangsordner oder schreib eine kurze Notiz. Dann geh zurück an deine Aufgabe.
9. Immer wenn du eine Aufgabe erledigt hast, bearbeite deine Eingangsordner und Notizen. Füge Aufgaben zu deinen To-Do-Listen hinzu und ändere deinen Zeitplan, falls nötig. Bearbeite deine Eingangsordner in regelmäßigen und festgelegten Abständen.
10. Manchmal ist eine Unterbrechung so dringend, dass du sie nicht einfach aufschieben kannst. In so einem Fall mach dir eine schriftliche Notiz, an welchem Punkt du bei deiner aktuellen Aufgabe bist. Dann leg alle Dokumente und Notizen in einen Ordner und stell ihn beiseite. Wenn du später wieder an diese Aufgabe gehst, dann brauchst du dir nur den Ordner zu greifen, deine Notiz zu lesen und schon weißt du, wo es bei dieser Aufgabe weitergeht.
11. Mache regelmäßig Pausen. Recke und strecke dich. Mache tiefe Atemzüge. Geh raus in die Natur. Genieße das Leben. Sei dankbar. Halte dich gesund.
- Dahlke, Ulf (Autor)
Letzte Aktualisierung am 24.09.2023 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
